Was tun, wenn dich deine Aufgaben überrollen?

Ich stelle mal eine gewagte These in den Raum: Jeder Autor ist in der Lage, auf einmal fanatisch seine Wohnung zu putzen, wenn er schreiben sollte. Oder er wird zum Meisterkoch, wenn er überarbeiten sollte.

Fakt ist: Wir alle (und nicht nur wir Autoren) sind gut in Verdrängung.
Ich zum Beispiel habe meine erste Lesung verdrängt. Außerdem habe ich mich bisher davor gedrückt, endlich die Steuerunterlagen zusammen zu suchen (ich liebe Steuern #nicht).

Nun stellte ich fest, dass die Lesung in zwei Wochen ist, der Steuerberater klopfte an wo die Unterlagen bleiben, meine Leser zünden bald meine Wohnung an, wenn ich nicht endlich den Print von Schattenwolf liefere und meinem eigenen Schreibplan hinke ich inzwischen sowieso hinterher.

Und plötzlich regiert das Chaos

Eigentlich bin ich sehr gut im Organisieren und Planen. Ich behalte dann auch den Überblick, kriege alles gebacken, lasse es noch locker flockig aussehen und liege immer gut im Zeitplan.
Für eine Weile.

Es gibt aber natürlich auch bei mir Zeiten, in denen eben nicht immer alles nach Plan verläuft.
Wenn ich sogenannte „Frösche“ (Aufgaben, die man nicht anfassen will) vor mir herschiebe, oder große Ereignisse, die mir ein ganz klein wenig Angst machen, vor mir herschiebe, bzw. verdränge.
Diese Zeiten, in denen immer viel zu viel zu tun ist und in denen man sich trotzdem plötzlich mit hundert Leuten verabreden, die Wohnung umdekorieren, oder seinen Figuren Love und Jackson (aus dem Blogroman Der Clan) eigene Twitter Accounts basteln kann. *hust*

Die Zeiten, in denen du plötzlich mit gefühlten einhundert Aufgaben da sitzt und auf einmal alle etwas von dir wollen.
Zusammengefasst: Das Chaos.

Was tun, wenn die Lawine auf dich zurollt?

Wenn es eine echte Lawine ist, solltest du in jedem Fall sehr schnell laufen.
Ist es eine Aufgabenlawine, mach genau das Gegenteil: Bleib stehen und atme tief durch.

Immer wenn ich merke, dass die Aufgabenlast zu groß zu werden scheint und mir zusätzlich noch meine Motivation flöten geht, mache ich einen Plan. Ich weiß – schon wieder ein Plan. Tatsache aber ist, dass das genau das Richtige ist, um aus einer chaotischen Situation wieder herauszukommen. Wann immer ich das Gefühl habe, dass mir Aufgaben, Deadlines und Verpflichtungen über den Kopf wachsen, führe ich folgende 3 Schritte durch:

  1. Durchatmen
  2. Alle anstehenden Aufgaben notieren
  3. Die Aufgaben sortieren

Schritt 1: Durchatmen

Dieser erste Schritt ist fast der Wichtigste von allen. Denn wenn du etwas tunlichst vermeiden solltest, dann ist das Panik. Ein großer Berg an Aufgaben und rot blinkenden Deadlines oder Problemen lösen sehr leicht ein Gefühl von Angst und Panik aus. Wenn du aber in Panik gerätst, dann wirst du Handlungsunfähig. Während einer Panik ist dein Körper in ständiger Alarmbereitschaft und macht es dir unmöglich, dich ruhig und konzentriert irgendeiner Aufgabe zu widmen. Also atme. Mach dir klar, dass es viel ist, du es aber schaffen kannst, wenn du es einfach Aufgabe für Aufgabe, bzw. Problem für Problem angehst.

Schritt 2: Notiere die anstehenden Aufgaben

Damit du überhaupt einen Aktionsplan machen kannst, musst du dir erst einmal darüber im Klaren sein, was überhaupt alles ansteht. Also nimm dir einen Zettel und einen Stift und setz dich dorthin, wo du dich gut konzentrieren kannst. Dann notierst du alles, was dir an Aufgaben, Problemen und ungelösten Fragen einfällt. Hat irgendetwas davon eine Deadline? Dann schreib die gleich daneben – momentan aber noch ohne Wertung.
Hast du alles? Dann ab zu Schritt 3.

Schritt 3: Sortiere die Aufgaben

Um die Aufgaben zu sortieren, nutze ich eine abgewandte Form des Eisenhower Prinzips. Wie das Prinzip genau funktioniert, kannst du hier nachlesen: Zeitmanagement – Prioritäten setzen

Meine Version für Notfälle (wenn die Chaoslawine mich zu überrollen droht) ist etwas einfacher gehalten.
Ich sortiere meine Aufgaben dann nicht nach den 4 Quadranten (Dringend/Wichtig, Nicht Dringend/Wichtig, Dringend/Nicht Wichtig und Nicht Dringend/Nicht wichtig), sondern nach den Kategorien:

  1. Deadline
  2. Wichtig
  3. Kann warten
  4. Streichen

Deadline

Unter Deadline lege ich alle Aufgaben ab, die eine Deadline haben. In meinem Fall sind das die Vorbereitungen für die Lesung (denn der Termin steht) und das Zusammenstellen der Unterlagen für den Steuerberater (denn Verzug ist teuer).

Aber auch andere Aufgaben wie Textkunden, eine Buchveröffentlichung bzw. die Abgabe des Manuskripts an den Lektor, Geburtstagsvorbereitungen und ähnliches gehören in diese Kategorie.

Wichtig

Wichtig sind alle Aufgaben, die mir wichtig sind, mich weiterbringen, aber jetzt keine drängende Deadline haben. Diese Aufgaben möchte ich möglichst zügig erledigen, fasse sie aber erst an, wenn ich die Arbeiten aus der ersten Kategorie, Deadlines, abgearbeitet habe. Das sind Dinge wie das Schreiben der Joshua-Rohfassung, das Formatieren der Printausgabe von Schattenwolf und natürlich das Schreiben der Rohfassung zu Bruderkrieg.

Außerdem gehören für mich hier Dinge wie das weitere Plotten von Isabel, das Studium zum Personal- und Businesscoach, Merchandise für Geliebtes Blut und eine konkretere Ausarbeitung meiner Pläne zur Selbstständigkeit hin.

Kann warten

Diese Kategorie erklärt sich praktisch von selbst. Wenn ich etwas gern tun würde, wie zum Beispiel endlich meinen Balkon schön zu machen, es aber einfach nicht wichtig ist und mich aktuell auch nicht weiter bringt, dann muss es warten.

Weitere Beispiele: Anschaffungen für die Wohnung, die ich ganz hübsch fände, die aber nicht zwingend notwendig sind, Umtopfen meiner Blumen, Ausmisten und ähnliches.

Streichen

Gestrichen werden alle Aufgaben, die dich nicht weiterbringen, nicht wichtig und nicht notwendig sind.

Das können Aufgaben sein, die ich schon so lange vor mir herschiebe, dass es inzwischen witzlos ist, sie noch umzusetzen. Wenn ich mir zum Beispiel Blogartikel abspeichere, um sie „irgendwann mal zu lesen“ und dann feststelle, dass es inzwischen über 100 Stück sind, dann streiche ich rigoros weg – denn wie groß ist die Chance, dass ich in einer Chaossituation dazu komme, 100 Artikel zu lesen?

Der letzte Schritt

Wenn ich durchgeatmet, meine Aufgaben notiert und sie schließlich nach Dringlichkeit geordnet habe, fange ich einfach mit der ersten Aufgabe aus der Kategorie Deadlines an. Welche Deadline steht zuerst an, was muss zuerst fertig sein?

Und das tue ich dann. Wenn es fertig ist, nehme ich mir die nächste Aufgabe vor, so lange, bis die erste Kategorie abgearbeitet ist.
Anschließend gehe ich dazu über, das Wichtige zu tun und wenn ich auch diese Kategorie bearbeite, bin ich über die Chaos-Situation meist schon hinweg.

Der Trick bei der ganzen Sache ist es, den Druck rauszunehmen, keine Panik aufkommen zu lassen und einfach konzentriert eines nach dem anderen abzuarbeiten, damit du nicht ins Schleudern gerätst.

Jetzt zu dir: Wie gehst du mit solchen Situationen um? Hast du auch einen Notfallplan, oder neigst du eher dazu, die Nächte durchzumachen, um alles rechtzeitig fertig zu bekommen? 

 

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